Система e-Doręczenia має спростити отримання офіційних документів і зробити їх доставку швидкою та безпечною.

З 1 січня всі державні установи Польщі перейшли на систему e-Doręczenia – електронну доставку офіційних документів, яка повністю замінює традиційну паперову кореспонденцію та сервіс ePUAP. Система дозволяє громадянам, підприємствам та організаціям отримувати рішення, постанови, повідомлення про соціальні виплати та інші адміністративні документи онлайн, без необхідності відвідувати установи.

Водночас для іноземців, зокрема українців, які перебувають у Польщі на підставі тимчасового захисту або легальної роботи, користування e-Doręczenia є важливим для своєчасного отримання документів і дотримання процесуальних строків.

Тож розповідаємо, як працює e-Doręczenia, як створити електронну скриньку ADE і настільки важливою для іноземців у Польщі.

Що таке e-Doręczenia

e-Doręczenia – це система електронної доставки, котра значно спрощує комунікацію між державними установами, громадянами та підприємствами. Вона дозволяє отримувати офіційні документи в електронному вигляді без потреби відвідувати поштові відділення.

Система повністю замінює традиційну паперову кореспонденцію та сервіс ePUAP. Це означає, що більшість офіційних запитів тепер можна надсилати через e-Doręczenia, зокрема ті, які раніше подавали через ePUAP.

Електронна доставка має таку ж юридичну силу, як і рекомендовані листи з підтвердженням отримання, різниця полягає лише у цифровому форматі. Це дозволяє уникнути відвідування установ, водночас зберігаючи безпеку, надійність і повну юридичну силу доставленої кореспонденції.

Більшість офіційних документів, зокрема рішення, постанови, повістки та повідомлення, надходитимуть безпосередньо до електронної поштової скриньки e-Doręczenia (ADE). Такий підхід не лише спрощує процес доставки документів, а й зменшує споживання паперу.

Важливо! Процесуальні терміни, зокрема терміни оскарження рішень, починають відлік з моменту вручення документа в системі, тобто з часу його появи в розділі «Доставка».

Саме тому під час користування e-Doręczenia варто регулярно перевіряти свою електронну поштову скриньку.

Хто може користуватися системою

Система доступна для різних категорій користувачів:

  • громадяни Польщі, які хочуть отримувати державні повідомлення та рішення електронно.
  • іноземці, зокрема українці, які перебувають у Польщі на підставі тимчасового захисту, віз чи дозволу на проживання.
  • підприємства та організації, що взаємодіють із державними органами (наприклад, надсилають звіти, отримують офіційні повідомлення, податкові документи).

Для іноземців система особливо корисна, адже дозволяє відслідковувати всі офіційні документи без необхідності постійно відвідувати установи або чекати поштових відправлень.

Як створити скриньку e-Doręczenia

Щоб почати користуватися електронною доставкою, жителям Польщі спершу потрібно подати заявку на отримання електронної адреси доставки (ADE). Для цього потрібно:

  • відвідати gov.pl/e-doreczenia;
  • подати заявку через довірений профіль (Profil Zaufany), mObywatel, електронний банкінг, електронну ідентифікацію;
  • заповнити форму та вказати адресу електронної пошти для отримання сповіщень.
Скринька e-Doręczenia
Cтворити поштову скриньку e-Doręczenia мають як громадяни, так і компанії.jbsolutions.pl

Після подання заявки на електронну пошту надійде повідомлення про створення ADE. Далі потрібно активувати поштову скриньку відповідно до інструкцій.

У скриньці варто налаштувати адресу електронної пошти для сповіщень та, за бажанням, номер телефону, щоб оперативно отримувати повідомлення про нові відправлення.

Якщо мова йде про компанію, поштову скриньку для отримання офіційної кореспонденції слід налаштовувати через сайт biznes.gov.pl. Процедура аналогічна, однак необхідно вказати особу, яка адмініструватиме поштову скриньку.

Чи обов’язкове створення електронної скриньки для доставки

Хоча електронна доставка поступово стає основним каналом надсилання офіційних документів для громадян і компаній, створення поштової скриньки e-Doręczenia наразі не є обов’язковим для всіх.

Особи та компанії, які не мають адреси електронної доставки (ADE), можуть користуватися гібридною моделлю. На практиці це означає, що установа надсилає документ в електронному форматі, а пошта автоматично друкує його та доставляє адресату у паперовому вигляді. Водночас цей формат поступово виводиться з використання.

З 1 січня 2026 року офіси та інші державні установи зобов’язані мати поштову скриньку ADE і більше не зможуть використовувати традиційні способи надсилання офіційної кореспонденції.

Крім того, обов’язок мати електронну скриньку ADE поширюється і на представників професій, пов’язаних із державною довірою. Громадяни та підприємства можуть створити таку скриньку добровільно – це дозволяє спростити отримання офіційних документів. Водночас за відсутність ADE наразі не передбачено жодних штрафів.

Чому e-Doręczenia важлива для українців у Польщі

Українці та інші іноземці в Польщі регулярно отримують офіційні документи щодо тимчасового захисту, дозволів на роботу, статусу перебування, соціальної підтримки та інших адміністративних питань. Для іноземців створення електронної адреси (ADE) є обов’язковим при взаємодії з державними установами, наприклад для подання документів або отримання PESEL.

Відтепер усі ці повідомлення надходитимуть лише електронною поштою через e-Doręczenia. Неперевірена або неактивна скринька може призвести до пропуску строків, скасування заяви або навіть відмови у легалізації.

Тому для українців, які перебувають у процесі легалізації або мають складні питання зі статусом, важливо користуватися системою з фаховим супроводженням.

Вартість надсилання документів через e-Doręczenia

Листування через систему електронної доставки між громадянами або компаніями та державними установами є безкоштовним.

Обмін документами між державними установами також не потребує оплати. Витрати на надсилання документів громадянам, підприємствам та іншим недержавним організаціям покриває відповідне відомство.

Натомість збори можуть виникати у випадку листування, що ведеться виключно між непублічними організаціями, наприклад, між двома компаніями або між компанією та фізичною особою, якщо в обміні листами не бере участі жодна державна установа.

Отож, система e-Doręczenia робить отримання документів зручним та оперативним. Для іноземців, зокрема українців, вона допомагає не пропустити важливі терміни та рішення державних установ.