Втрата документів у Польщі: покрокова інструкція для українців

У Польщі для українців передбачені чіткі та доступні процедури оформлення дублікатів втрачених документів, що дозволяє швидко розв'язати проблему.

Втратити важливий документ – це завжди стрес. Особливо, коли це трапляється за кордоном, де діють інші правила, мова може бути незнайомою, а процедури незрозумілими. У Польщі, де сьогодні проживає велика кількість українців, трапляються випадки втрати паспортів, посвідчень, карт побиту, техпаспорту на автомобіль чи водійських прав.

Тому розповідаємо, що робити українцям, які втратили документи в Польщі.

Що потрібно одразу зробити після втрати документів?

Першим кроком після втрати документа в Польщі, незалежно від того, чи йдеться про паспорт, посвідчення водія чи карту побиту – є звернення до поліції. Польська поліція приймає заяви про втрату або крадіжку документів у найближчих відділках (Komenda Policji), незалежно від місця проживання або громадянства особи.

Заява на загублений документ подається особисто, польською або з допомогою перекладача.

Після її прийняття поліція видає офіційне підтвердження – довідку (zaświadczenie), яка є необхідним документом для подальших дій. Наприклад, звернення до консульства чи воєводського управління.

Якщо є підозра на крадіжку, поліцейські можуть зафіксувати це в матеріалах справи.

Втрата закордонного паспорта громадянина України

Одна з найпоширеніших ситуацій – втрата українського біометричного або небіометричного паспорта для виїзду за кордон. У такому випадку обов’язково потрібно звернутися до одного з консульських представництв України в Польщі. Найбільші представництва розташовані у Варшаві, Кракові, Гданську, Познані, Вроцлаві, Любліні.

Консульства працюють за попереднім записом через електронну чергу або систему «Е-консул». У надзвичайних ситуаціях (наприклад, коли терміново потрібно повернутися в Україну) можливий позачерговий прийом.

Можна обрати два варіанти:

• оформити тимчасовий документ на повернення в Україну (сертифікат) – діє до 30 днів і дозволяє легально перетнути кордон.
• подати заяву на новий закордонний паспорт – оформляється в середньому за 2-3 місяці, залежно від навантаження на консульство.

Для оформлення документів потрібно зібрати цілий пакет документів. Серед них:

• довідка з поліції про втрату паспорта,
• дві кольорові фотографії 3,5×4,5 см,
• внутрішній паспорт або ID-картка (якщо є),
• заява встановленого зразка (видається в консульстві).

З детальною покроковою інструкцією, що робити у разі втрати закордонного паспорта у Польщі, читайте за посиланням.

Втрата карту побиту

Втрата карти побиту – це теж поширена проблема серед іноземців, зокрема й українців, які проживають у Польщі. Карта побиту – це офіційний документ, який підтверджує легальне перебування на території країни. Якщо вона загублена, викрадена або пошкоджена, важливо терміново оформити дублікат.

Для отримання дубліката карти побиту необхідно звернутися до Urząd Wojewódzki, в якому документ видавався і протягом 14 днів принести необхідний пакет документів.

Читайте також: Вартість карт побиту в Польщі – нові тарифи та пільги при оплаті

Отож, ужонду необхідно надати:

• заяву на відновлення карти побиту,
• клопотання про заміну карти (заповнити відповідну форму),
• два фото 35*45 мм,
• оригінал і копію закордонного паспорта (всіх заповнених сторінок),
• оригінал і копію zaświadczenie o zameldowaniu (видає ужонд за наявності PESEL, договору про оренду житла, паспорта),
• квитанцію про оплату послуги.

Коли якихось документів з цього переліку немає, то їх треба донести протягом семи днів.

До отримання нової карти побиту іноземцю дадуть довідку про його легальне перебування на території Польщі. Діє вона максимум два місяці. Тобто протягом цього часу мають відновити карту побиту.

Втрата карти поляка

Якщо Карта поляка була загублена, викрадена або пошкоджена – необхідно оформити дублікат. Для цього треба звернутися до посольства Республіки Польща або Консульства Польщі у країні перебування. Там допоможуть оформити заяву на відновлення рішення.

Перед подачею заяви на заміну або відновлення Карти поляка важливо ретельно підготувати всі необхідні документи – це допоможе уникнути затримок чи відмови у розгляді.

До основних документів належать:

• заповнена польською мовою заява (Wniosek). Форму можна знайти на сайтах консульств Польщі або воєводських управлінь, або отримати на місці,
• оригінал та копія паспорта з персональними даними (фото, ім’я, прізвище, дата народження),
• фотографія розміром 35×45 мм,
• пояснювальний (мотиваційний) лист із описом обставин втрати або пошкодження Карти поляка,
• копія старої Карти поляка (якщо збереглася).
• номер рішення про видачу Карти (за потреби, можна уточнити в консульстві).

Зверніть увагу! Заяву можна подати лише особисто або через уповноважену довірену особу.

Процедура заміни через втрату зазвичай займає від одного до двох місяців. Якщо всі документи оформлені правильно, а черга невелика, карту можуть видати швидше – іноді за 3-4 тижні.

Втрата польського водійського посвідчення

У разі втрати або крадіжки водійського посвідчення на території Польщі діють чіткі процедури. 

З 5 грудня 2020 року водії в Польщі не зобов’язані мати при собі фізичне посвідчення водія. Усі основні дані про документи доступні для перевірки в електронній базі CEPiK (Центральний реєстр транспортних засобів та водіїв), до якої мають доступ поліція, Інспекція дорожнього транспорту та інші служби.

Тому втрата фізичного посвідчення не завадить керувати автомобілем у межах Польщі. Але під час подорожей за кордон такий документ обов’язково необхідний, адже іноземні служби не мають доступу до польської електронної бази.

Що робити при втраті:

• повідомити про втрату поліцію (особливо при підозрі на крадіжку);
• за потреби внести посвідчення до списку втрачених документів (наприклад, через банк);
• подати заяву на дублікат до Urząd Miasta або Starostwa Powiatowego (відділ комунікації).

Необхідні документи для отримання дубліката:

• заява на видачу дубліката;
• кольорова фотографія 35×45 мм;
• документ, що посвідчує особу (паспорт або карта побиту);
• підтвердження оплати державного збору.

Подати заяву можна особисто або онлайн через платформу ePUAP за наявності довіреного профілю. Строк виготовлення дубліката зазвичай становить до 30 днів, у складних випадках – до 60 днів. Статус заявки можна перевірити на порталі info-car.pl.

До слова, українці зі статусом PESEL UKR звільнені від обов’язку обміну посвідчення. Вони можуть користуватися українськими водійськими документами до закінчення дії цього статусу. Після завершення строку тимчасового захисту обмін на польські права стає обов’язковим упродовж шести місяців.

Втрата техпаспорта на авто

Відновити свідоцтво про реєстрацію транспортного засобу (техпаспорт) можна лише в сервісних центрах МВС України. На жаль, повторно оформити цей документ за кордоном наразі неможливо.

Тому при втраті техпаспорта першим кроком слід звернутися до поліції Польщі або іншої країни перебування та подати заяву. У поліції видадуть офіційний документ – висновок, який знадобиться для подальших дій. Якщо планується перетин кордону, його потрібно перекласти англійською або мовою країни в’їзду та нотаріально завірити.

Після цього варто звернутися до консульства або посольства України, де можуть надати письмове підтвердження права на керування авто або інші рекомендації.

Щоб отримати дублікат техпаспорта, автомобіль необхідно доставити в Україну. Але для перетину кордону потрібні документи на транспортний засіб. Один із варіантів – повернутися до України без авто, звернутися до сервісного центру МВС по виписку з реєстру, перекласти її англійською та завірити в нотаріуса. З цим документом можна повернутися до країни перебування, забрати авто і перетнути кордон.

Якщо повернутися самостійно немає змоги, можна оформити довіреність у консульстві або в нотаріуса (з перекладом українською) на іншу особу, яка звернеться до сервісного центру в Україні. Отримати документ можна поштою.

До речі, у Польщі та Німеччині українці можуть оформлювати нотаріальні документи онлайн.

Отже, для відновлення техпаспорта обов’язково потрібно звертатися до МВС України, а в більшості випадків – повертати авто на територію України.

Що робити, якщо документ знайшовся після подачі на дублікат?

Іноді трапляється, що після оформлення заяви на відновлення втраченого документа оригінал несподівано знаходять.

У такому випадку потрібно негайно повідомити орган, до якого подавалася заява:

• паспорт або Карта поляка – потрібно звернутися до консульства України в Польщі, де подавалася заява на відновлення,
• карту побиту – слід повідомити воєводське управління (Urząd Wojewódzki), яке видавало документ,
• водійське посвідчення – інформацію потрібно надати у повітове управління (Starostwo Powiatowe), де оформлювали дублікат.

Навіть якщо оригінальний документ було знайдено, він, швидше за все, вже анульований у реєстрах, оскільки оформлення дубліката автоматично замінює попередній документ. Використання такого старого документа може призвести до серйозних проблем:

• у пункті пропуску на кордоні – через невідповідність документів,
• у банках – через невідповідність даних при ідентифікації,
• в адміністративних установах – при оформленні офіційних справ.

Тому своєчасне повідомлення відповідних органів дозволяє уникнути непотрібних складнощів та офіційно анулювати старий документ.

Втрата документів за кордоном завжди викликає труднощі, але в Польщі існують чіткі процедури для їх відновлення. Головне швидко звернутися до поліції та відповідних установ, щоб уникнути проблем і повернути документи якомога швидше.